Mir ist es schon oft selber passiert, dass ich vor dem Senden einer E-Mail den versprochenen Anhang vergessen habe mitzusenden.

Ein kleines, kostenloses Tool namens Outlook Attachment Reminder (OAR) soll dabei helfen, nie wieder einen Anhang zu vergessen.

Wie das Add-In funktioniert

Das OAR AddIn sucht von Haus aus automatisch nach (englischen) Worten, die vermuten lassen, dass bei der Mail ein Anhang nicht fehlen sollte. Voreingestellt sind: attach, attached, attaching, attachment, enclose, enclosing, enclosure.

Sobald eines dieser Worte im Text der E-Mail auftaucht und versucht wird die E-Mail abzuschicken, erscheint folgende Meldung:

Mit Ja kann dann die E-Mail noch einmal bearbeitet werden und Dateien angehangen werden. Mit Nein wird die E-Mail trotzdem ohne Anhang versandt.

Eindeutschen möglich

Nach der Installation erscheint unter Outlook (2007) ein kleines, neues Feld namens OAR Addin.

Mit Manage Words kann die Liste der Wörter bearbeitet werden.

Ich habe hier anhang, angehangen, anlage, datei, archiv und anbei hinzufügt. Sicherlich gibt es noch einige mehr. Vorschläge können natürlich gerne als Kommentar abgegeben werden.
Speichern anschließend nicht vergessen. Ein Neustart von Outlook ist nicht erforderlich.

Betaproblemchen

Da die Software noch in der Betaversion ist, gibt es noch kleine Probleme, die aber anscheinend bald angegangen werden.

• Wörter mit Umlauten in der Liste werden ignoriert.
• Wird eine Mail mit Anhängen und einem Wort aus der OAR-Liste weitergeleitet, erscheint trotzdem die Meldung.

Fazit

Für notorische “Anhangvergesser” ist der Outlook Attachment Reminder ein tolles, ressourcensparendes Tool.

OAR wird relativ aktiv weiterentwickelt und unterstützt sogar schon Office 2010, weshalb damit zu rechnen ist, dass die oben genannten Bugs, in den nächsten Versionen behoben sein werden.

Microsoft Groove ist eine Kollaborations-Software, welche die Zusammenarbeit unter Microsoft Office 2007 erleichtern kann. Viele Office 2007 Nutzer haben aber gar keine Verwendung dieser Technik.

In diesem Artikel möchte ich relativ detailliert erklären, wie Microsoft Groove ganz leicht über die Systemsteuerung zu deinstallieren ist.

Wie kann man erkennen, ob Microsoft Groove aktiv ist?

In der normalen Ordneransicht taucht das Symbol Ordnersynchronisierung auf.

Auch wenn er nicht all zu viel Systemressourcen verschlingt, ist im Windows Task-Manager zu sehen, dass GrooveMonitor.exe ständig mitläuft.

Microsoft Groove komplett deinstallieren

Um Microsoft Groove zu deinstallieren, zuerst die Systemsteuerung aufrufen, dann auf Software die entsprechende Office Version suchen (Microsoft Office …)

Anschließend auf Ändern klicken

Es erscheint ein Fenster in dem man Features hinzufügen oder entfernen kann. Dies auswählen.

Neben den anderen Office Programmen wird hier nun auch Microsoft Office Groove aufgeführt. Auf den Pfeil klicken und Nicht verfügbar auswählen.

Der Groove Deinstallationsvorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Fertig! Das Groove Symbol in den Ordnern, anderen Microsoft Programmen und der Prozess im Windows Task-Manager müssten nun verschwunden sein.

Schon seit längerer Zeit bietet Microsoft eine sehr detaillierte und auch gut konzipierte Hilfe an, wie man nach dem Upgrade von Office 2003 auf 2007 die Befehle leichter finden kann.

Dies geht über eine Online-Flash Hilfe oder auch über offline ausführbare Dateien, sollte am jeweiligen Rechner kein Internet zur Verfügung stehen.

Prinzip: Office 2007 Befehle in der Office 2003 Oberfläche finden

Wer sich mit Office 2003 auskennt, kann mit der Online-Hilfe schnell auch die entsprechenden Befehle in Office 2007 finden und sich so schneller an die neue Version gewöhnen.

Links zur Flash-Hilfe im Netz

Eine Internetverbindung wird für die Links vorausgesetzt

Microsoft Excel

Microsoft Word

Microsoft Power Point

Hilfe zum Download

Und auch zum Download wird die Hilfe angeboten. So kann man auch offline auf die Hilfe zurückgreifen.

Dies empfiehlt sich besonders bei Office-PCs, die eventuell nur Zugang zum Intranet haben.

Microsoft Excel

Microsoft Word

Microsoft Power Point

Viel Erfolg bei der Umstellung!

Dass sich das Design von Microsoft Office 2003 zu 2007 erheblich geändert hat, wurde hier auf PcBeirat.de schon thematisiert.

Heute aber ein etwas genauerer Blick auf die Ribbons, also die neue Oberfläche unter Excel.

Der Aufbau der Ribbons / Multifunktionsleiste

Unter Excel gibt es anfänglich 8 verschiedene Ribbons oder komplett auch Multifunktionsleiste genannt: Start, Einfügen, Seitenlayout, Formeln, Daten, Überprüfen und Ansicht.

Wenn man sich die Registerkarte “Start” etwas genauer anschaut, kann man sehen, dass es dort noch eine weitere Aufteilung gibt.

Oben sind die jeweiligen Funktionen und darunter die Funktionsbeschreibung zu sehen. Unten rechts auf dem kleinen Pfeil werden erweiterte Funktionen (Dialog-Box) angezeigt.

Bei Klick auf dem Pfeil bei Schriftart würde folgendes Fenster erscheinen:

Tooltips

Kleine Hinweise erscheinen, wenn man die Maus etwas über eine Funktion geparkt lässt.

Felder mit Pfeil nach unten

Beim Klick auf Feldern mit einem Pfeil nach unten kommen noch mehr Funktionen zum Vorschein.

Excel Funktionen – Etwas übersichtlicher

In Office 2003 (Screenshot oben) wusste man entweder den Namen der Funktion auswendig oder suchte über Einfügen –> Funktionen. Dies hat unter Office 2007 ein Ende.

Durch die Kategorien unter der Registerkarte Formeln, kann eine Formel schnell gefunden und eingebunden werden.

Schön ist auch, dass die Erklärung und die Syntax der Funktion auch via Hover-Effekt angezeigt wird. Einfach die Maus länger auf die gewünschte Funktion “parken” uns schon werden die entsprechenden Informationen angezeigt.

Weitere Befehle – Nur wenn sie benötigt werden

In der Multifunktionsleiste gibt es nur eine begrenzte Anzahl Auswahloptionen. Sobald man aber ein Diagramm erstellt, erscheinen Diagrammtools, welche die Bearbeitung ermöglichen.

Klickt man anschließend wieder in die Tabelle, verschwinden die neuen Registerkarten Entwurf, Layout und Format auch wieder.

Fazit

Das neue System der Multifunktionsleiste bzw. der Ribbons hat viele Vorteile. Vor allem in der Übersichtlichkeit. Die gewöhnlich sehr häufig verwendeten Befehle, befinden sich direkt unter der Start Registerkarte, welche normalerweise beim ersten Ausführen von Excel sofort zu sehen ist.

Lediglich der Umstieg von einer älteren Office Version fällt in den ersten Tagen schwer. Funktionen und Befehle sind nicht mehr so schnell zu finden. Wer sich erst einmal an die neue Oberfläche gewöhnt hat, lernt sie wahrscheinlich schnell zu schätzen.

Seit einiger Zeit ist nun schon Microsoft Office 2007 auf dem Markt. Spätestens bei der ersten *.docx Datei wird der ein oder andere Nutzer einer älteren Office Version aufmerksam und sieht, dass mittlerweile eine neue Version der Office Suite zur Verfügung steht.

Während viele Privatanwender mittlerweile auf kostenlose Alternativen wie Open Office zurückgreifen können, bleibt für den geschäftlichen Bereich meist noch das Microsoft Produkt ein Muss.

Der Umstieg von Office 2003 auf Office 2007

Währen Office 2007 für Einsteiger sicherlich einige Vorzüge bietet, gestaltet sich der Umstieg auf Office 2007 auch für erfahrene Office Nutzer schwer.

Im direkten Vergleich sieht man direkt, dass sich in der Menüführung einiges getan hat.

Das Microsoft Office Ribbon

Die neue Oberfläche nennt sich Ribbon. Zum ersten mal ändert sich somit das gewohnte Office Bild gewaltig und diverse Funktionen sind selbst für langjährige Office Nutzer nur noch schwer zu finden.

Doch im direkten Vergleich sieht man schon, dass sich durch das Ribbon an der Übersichtlichkeit einiges getan hat. Jedes übergeordnete Menü hat einen gewissen Kontext und darunter sind sehr Anschaulich die jeweiligen Funktionen abgebildet. Sicherlich gibt es auch hier Meinungsverschiedenheiten. Das Ribbon wird auch von vielen Grund gegen die Anschaffung von Office 2007 angeführt.

Doch wer bereits Jahre mit Office arbeitet, muss sich erst einmal umstellen und Firmen müssen eventuell sogar in eine Schulung ihrer Mitarbeiter investieren, da diese nicht mehr die Funktionen am gewohnten Platz finden.

Einen Trost gibt es jedoch auch für die Power-User. Das durch Microsoft patentierte Ribbon System wird in Zukunft und insbesondere in der nächsten Windows (7) Version mehr und mehr zum Einsatz kommen. Auch andere Programme wie AutoCAD 2009 oder der Screenshot Manager SnagIt verwenden das Ribbon bereits. Wer sich heute schon in die neue Oberfläche eingearbeitet hat, wird es auch in Zukunft leichter haben, neue Programme zu bedienen.

Tooltips – Was kann die Funktion

Tooltips werden angezeigt, wenn man mit der Maus etwas länger über einer jeweiligen Funktion stehen bleibt. Diese sind i.d.R. sehr ausführlich und oft auch mit Grafiken versehen.

Live Preview

Das Live-Preview hingegen wird von vielen gelobt. Es handelt sich hierbei um eine Live-Vorschau. Ändert man die Formatvorlage bzw. die Schriftart wird live gezeigt wie das Dokument in dieser neuen Formatierung aussähe.

Auch bei Bildformatvorlagen, Hintergründen u.v.m. ist diese Funktion verfügbar.

Nur noch ein Menü

In Office 2007 gibt es nur noch ein einziges, recht übersichtliches Menü, welches über den Office Button oben links geöffnet werden kann.

Dort gibt es nur noch die elementaren Funktionen wie Speicher, Drucken, Vorbereiten, Senden und Veröffentlichen.

Professionelle Deckblätter

Recht professionell aussehende Deckblätter werden auch mit Office 2007 mitgeliefert. Diese kann man nach Belieben anpassen.

Viele weitere Funktionen – Lohnt sich ein Wechsel?

Natürlich waren das noch nicht alle neuen Funktionen. Ob sich der Wechsel von Office 2003 auf 2007 lohnt, muss jeder selbst entscheiden.

Besonders in der Bedienung hat sich einiges getan, was nicht unbedingt für jeden Nutzer ein Vorteil sein muss.

Wenn man sich erst einmal eingearbeitet hat, ist die ganze Office Suite auf jeden Fall viel übersichtlicher und Funktionen sind dann auch relativ einfach zu finden.

Wer sowieso nur ab und an mal einen Brief in Word schreibt und eine Tabelle in Excel anlegt, braucht sicherlich nicht über einen Wechsel nachdenken.

Wer Office geschäftlich oder auch privat jeden Tag nutzt und die die neue Oberfläche mit Ribbon kennenlernen will, sollte zugreifen. Für den Heim- und Unibedarf ist die Version mittlerweile recht günstig erhältlich:

Hier z.B. bei Amazon.de*

* mit dem Kauf bei Amazon über diesen Link unterstützt du diesen Blog. Dir entsteht dabei kein preislicher Nachteil.

Wer nicht auf das Microsoft Produkt angewiesen ist, kann natürlich auch OpenOffice nutzen. Auch hier gibt es einen Artikel auf PcBeirat.de

Vor kurzem habe ich hier die Office Suite OpenOffice.org vorgestellt. Da wohl die meisten Anwender zuerst den Writer ausprobieren werden, möchte ich auf die Deaktivierung der Option Wortergänzung eingehen, die mich persönlich etwas gestört hat.

Standardmäßig ist die Wortergänzung im Writer aktiviert. Dies bedeutet, während des Schreibens werden schon Vorschläge für das Wort gemacht. Betätigt man dann die Return-Taste wird es automatisch vervollständigt.

In diesem Beispiel wollte ich

“Dies ist ein Test” schreiben.

Aber schon beim Schreiben des Wortes “ein” wird “einfügemodus” automatisch vorgeschlagen. Mich persönlich stört das.

Um dies auszuschalten Extras –> AutoKorrektur anwählen.

Danach das Häkchen bei “Wortergänzung aktivieren” abwählen.

Und schon schreibt man ohne diese Vorschläge. Wem die Wortergänzung eine Hilfe ist, kann sie natürlich aktiviert lassen, aber meiner Meinung nach sollte die Option eher von Haus aus deaktiviert sein.

Der Zwang Microsoft Office zu besitzen ist heute nicht mehr ganz so stark wie noch vor wenigen Jahren. Dies hat auch Microsoft bemerkt und senkte die Office-Preise für den Privatmarkt drastisch.

Ganz gleich,mit welchen Funktionen die Konkurrenz aufwartet, Microsoft hat immer noch den riesen Vorteil, dass zumindest im geschäftlichen Bereich die Office Formate als Voraussetzung für einen Dokumentenaustausch gelten.

Die Möglichkeiten, die mit Open Source Paketen wie z.B. OpenOffice 3 zur Verfügung stehen, unterschätzen viele Anwender. Deswegen möchte ich heute einen kleinen Einstieg in die meiner Meinung nach beste, kostenlose Office Suite geben.

In Zukunft werden dann hier auch einige Tipps veröffentlicht, weil sich leider noch die meisten Infos und Tricks im Netz auf die Microsoft Variante beziehen.

Warum eigentlich OpenOffice?

Die Argumente für OpenOffice sind die gleichen, wie generell für OpenSource Programme:

Eine Menge Menschen arbeiten, meist kostenlos in ihrer Freizeit daran, die Programme besser zu machen. Wenn also ein Fehler auftaucht, kann dieser meist genauso schnell oder sogar schneller behoben werden, als bei kommerziellen Produkten.

Dadurch, dass der Source-Code bekannt ist, besteht auch keine Gefahr, dass die Formate irgendwann nicht mehr gelesen werden können. Dies ist alles gut Dokumentiert und frei zugänglich.

Der wohl größte Vorteil ist natürlich der Preis. OpenOffice ist kostenlos.

Download und Installation

DOWNLOAD(Seite) OpenOffice

Nach dem Download, kann OpenOffice installiert werden. Hierbei kann man eigentlich nichts falsch machen. Einfach die Standard-Optionen wählen und schon befindet sich OpenOffice auf dem Rechner.

Umfang des OpenOffice 3 Pakets

Nach der Installation stehen direkt mehrere Programme zur Verfügung. Hier eine Liste mit kurzer Erklärung

• OpenOffice.org
  Schnellstarter der darunter stehenden Programme
• Base
  Datenbankprogramm (vergleichbar zu Microsoft Access)
• Calc
  Tabellenkalkulation (vergleichbar zu Microsoft Excel)
• Draw
  Grafik- bzw. Bildbearbeitungsprogramm
• Impress
  Präsentationsporgamm (vergleichbar zu Microsoft PowerPoint)
• Math
  Formel-Editor
• Writer
  Textverarbeitung (vergleichbar zu Microsoft Word)

Erster Start – Registrierung

Beim ersten Start eines der oben aufgeführten Programme, erscheint ein Registrierungsdialog, welcher dazu auffordert, sich bei OpenOffice.org zu registrieren.

Diese Registrierung ist freiwillig! Viele werden aber wahrscheinlich einfach auf “Abbrechen” klicken und sich fragen warum nichts passiert. Wer sich nicht registrieren möchte, sollte hier trotzdem auf “Weiter” klicken.

Wer nicht will, braucht auch beim zweiten Schritt nichts angeben. Allerdings empfiehlt es sich, hier zumindest den Vornamen einzugeben, da dieser dann auch anschließend in den Dokumenteneigenschaften eingesehen werden kann. (Autor des Dokuments)

Wer sich nicht registrieren möchte, kann dies nun einfach im vierten Schritt auswählen. Man sollte jedoch bei diesem Schritt bedenken, dass OpenOffice komplett kostenlos ist und eine (ebenfalls kostenlose) Registrierung des Programms eine Möglichkeit ist, den Entwicklern zu danken und zu zeigen, dass ihre Arbeit auch Früchte trägt bzw. genutzt wird.

Danach müsste sich dann das gewünschte Programm auch ohne Probleme starten. Der Registrierungsdialog wird später nicht mehr auftauchen.

Ich wünsche viel Spaß mit der kostenlosen Office Suiten. Sollte es Fragen geben oder sonstige Hinweise würde ich mich natürlich über einen Kommentar oder eine E-Mail freuen.

Jeder kennt das Problem: Man möchte Text aus anderen Dokumenten oder auch aus dem Internet in ein Word Dokument kopieren, aber nicht die Formatierung übernehmen.

Viele gehen dem Umweg über das kleine Microsoft Programm Notepad, da dort sowieso alle Formatierungen beim Einfügen verloren gehen.

Wer aber regelmäßig Text ohne Formatierung in Word Dokumente übertragen möchte, kann dies ganz einfach durch ein Makro bewerkstelligen.

Visual Basic-Editor öffnen

Zuerst muss ein Makro erstellt werden. Dazu in Word auf Extras –> Makro und dann Visual Basic-Editor klicken.

Modul erstellen

Keine Angst. Hier keine Programmierkenntnisse erforderlich. Der kurze Code weiter unten einfach kopiert werden.

Wichtig ist nur, dass vorher links “Normal” angeklickt ist [nicht Projekt (Dateiname)], sodass das Makro auch in jedem Dokument angewendet werden kann.

Wenn “Normal”, wie auf dem Screenshot zu sehe, aktiviert ist, über Einfügen –> Modul ein neues Modul hinzufügen.

Code einfügen

Nun den Code

Sub PcBeiratKeineFormatierung()
Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
End Sub

einfügen und die Veränderungen abspeichern!

Anschließend “Micsoroft Visual Basic” wieder schließen.

Tastenkombination zuordnen

Als letzter Schritt muss dem Makro nun eine Tastenzuordnung zugewiesen werden. Hierzu zuerst (nun in Word – nicht mehr in Visual Basic) auf Extras –> Anpassen:

Danach auf den etwas merkwürdig platzierten “Tastatur” Button klicken.

Im folgenden Fenster zuerst unter Kategorien “Makros” auswählen, danach den rechts daneben den richtigen Eintrag (hier: PcBeiratKeineFormatierung) wählen. Anschließend mit der Maus in das Feld “neue Tastenkombination” klicken und eine beliebige, noch nicht vergebene Tastenkombination wählen.

Ich habe hier Alt + Strg + P gewählt, weil es noch nicht vergeben ist und weil mit P an “Pad” wie Notepad erinnert

Zum Schluss nicht vergessen auch “Zuordnen” zu klicken und die fenster wieder zu schließen.

Ausprobieren

Jetzt kann das Makro in einem beliebigen Word Dokument getestet werden. Beim Drücken der gewählten Tastenkombination (hier Alt+Strg+P) sollte die Formatierung nicht mehr übernommen werden.

Viel Erfolg!

Wenn Du Gmail in Outlook nutzt, wirst Du übrigens überhaupt keine einzige Werbeeinblendung sehen!

(wobei ich verstehe, dass Google ihrem E-Mail Dienst gmail zu 100% mit Werbung finanziert und ich persönlich nichts gegen deren Anzeige habe)

IMAP mit Gmail nutzen. Was bedeutet das?

Obwohl die Web-Oberfläche schon sehr leicht zu bedienen ist, möchten viele Personen nicht auf Microsoft Outlook verzichten.

Google Mail ist einer der wenigen Anbieter, die auch den IMAP Dienst anbieten, der es ermöglicht, über eingehende Mails umgehend informiert zu werden und gleichzeitig beim Lesen der Mails alle Nachrichten auf dem Server zu belassen.

Im Vergleich zu POP3, ein Dienst der normalerweise alle Mails vom Server läd und anschließend dort löscht, verbleiben bei IMAP die Nachrichten auf dem Server und nur die gerade benötigten E-Mails bzw. Daten werden geladen.

Da alle Nachrichten online bleiben, kann man auch im Nachhinein an einem Ort ohne Zugriff auf Outlook, über das Google Mail Webinterface auf die Mails zugreifen, sie durchsuchen und langfristig archivieren.

Outlook Konfiguration von Google IMAP

Es folgt eine Schritt für Schritt Anleitung für das Hinzufügen eines Google Mail Kontos in Outlook 2003. Die Schritte in anderen Outlook Versionen sind sehr ähnlich.

Voraussetzung: IMAP aktivieren

Damit IMAP unter Outlook auch funktioniert, muss IMAP im Gmail Web-Interface aktiviert werden. Die entsprechenden Einstellungen findest Du unter “Weiterleitung und POP/IMAP”

IMAP Google Mail – Outlook Einstellungen

Anschließend zu Outlook wechseln und Extras – E-Mail Konten wählen.

Ein neues E-Mail Konto hinzufügen wählen

Da wir den IMAP Dienst konfigurieren wollen, wählen wir hier IMAP.

Dieser Schritt ist sehr wichtig. Hier eine kurze Erklärung zu den Feldern und was eingetragen werden sollte

Nun auf das Feld “Weitere Einstellungen” klicken

Dort den Reiter Postausgangsserver wählen, und die Auswahl so wie auf dem Screenshot setzen.

Dies bewirkt lediglich, dass sich Outlook sich vor dem Senden einer Mail mit Deinen Benutzerdaten bei Google Mail authenifiziert.

Weiter im Reiter Erweitert.

Es ist sehr wichtig, dass E-Mails verschlüsselt übertragen werden, da man gewöhnlich mit einem Google Account noch mehr Dienste verbindet und man nicht in die Gefahr laufen möchte im öffentlichen WLAN ausspioniert zu werden.

Die Werte wie oben auf dem Screenshot übernehmen.

993 für IMAP und
465 für SMTP

Das war es auch schon. Nun musst Du nur noch sicher stellen, dass Du mit dem Internet verbunden bist und auf “Fertig stellen” klicken.

Neben dem “normalen" Outlook Ordner” öffnet sich nun ein neuer Ordner.

Im neuen Ordner (muss bei Dir nicht unbedingt Gmail heißen) sind nun alle Nachrichten zu finden. Etwas weiter unten ist auch der Posteingang für neue Nachrichten.

Im Gegensatz zum POP3 Dienst, bei dem nur in festgelegten Abständen Mails gecheckt werden, wirst du umgehend informiert, sobald eine neue Mail eingeht.

Außerdem wird jede gesendete Mail auch online in deinem Gmail Account abgelegt.

Das war’s! Wenn Du noch eine Frage hast oder sonst irgendwas sagen möchtest, kannst Du sehr gerne einen Kommentar hinterlassen.

Eigentlich ist die Berechnung von Zeiten unter Excel gar nicht so schwer. Trotzdem tauchen bei vielen Excel-Nutzern immer wieder Probleme auf. Zum Beispiel bei der Bildung der Differenz von Zeiten in Excel.

Voraussetzung: Richtige Formatierung

Bevor wir zu dem eigentlichen Rechenschritt kommen, sollten wir aber erst mal das richtige Format einstellen. Nämlich Zeit oder Uhrzeit. Sonst könnte es später zu Komplikationen kommen. Dazu die gewünschten Zellen mit der rechten Maustaste markieren und “Zellen formatieren” anwählen.

Hier das gewünschte Format einstellen

In der ersten Methode verwenden wir Uhrzeit und in der zweiten Datum.

Methode 1: Subtrahieren – Format: Uhrzeit
(einfach)

Wenn das richtige Format eingestellt ist, können die Zeiten einfach voneinander subtrahiert werden. Dazu muss zuerst die spätere Zeit gewählt werden.

Das Ergebnis lautet in diesem Fall natürlich 0:40. Mit diesem Wert kann auch weiter gerechnet werden.

Nachteil: Es können keine Zeiten berechnet werden, die den Tag überschreiten. Dann würden nämlich nur Rauten angezeigt werden und die Meldung “Negative Datumswerte und Zeiten werden als #### dargestellt”

Diese Methode solltest Du nur anwenden, wenn Du sicher bist, dass bei den Zeiten Mitternacht nie überschritten wird.

Methode 2: Subtrahieren – Format: Datum
Zeitdifferenz über mehrere Tage

Wenn der Zeitraum über mehrere Tage geht, müssen wir das Format Datum anwenden um die Zeiten unter Excel zu berechnen.

Hierzu wie bei Methode 1 die Zellen formatieren aber nun müssen wir ein benutzerdefiniertes Format definieren.

Möglichkeiten sind hier

TT “Tage” hh “Stunden” mm “Minuten”

sollten die Daten Monate oder vielleicht sogar Jahre überschreiten könnte auch folgendes Format verwendet werden

JJ “Jahre” MM “Monate” TT “Tage” hh Stunden” mm “Minuten”

Wie man hier sehen kann, ist es auch leicht später mit den Zeiten zu rechnen und diese beispielsweise mit Excel zu addieren.

Download Beispieltabelle

Hier kannst Du die Tabelle mit den beiden Beispielen zur Berechnung der Zeitdifferenz laden.

DOWNLOAD

Dies Vorweg: Das ausführbare Dateien (z.B. .exe; .bat; .com; .inf) von Outlook Express und auch anderen E-Mail Programmen, normalerweise nicht geöffnet werden können, hat einen Grund:

Theoretisch kann jede dieser Dateien einen Virus oder Spyware enthalten!

Sei also sehr, sehr vorsichtig wenn Du diese Dateien wirklich öffnen willst. Geh sicher, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen UND prüfe sie vorher mit einem Antivirus-Programm!

Leider ist es bei Outlook 2000, 2003 oder 2007 nicht ganz so leicht, die Einstellungen für blockierten Daten zu ändern, wie zum Beispiel bei Outlook Express. Um die Sicherheitseinstellungen zu ändern, musst Du Änderungen in der Registry vornehmen.

Einstellungen in der Windows Registry sollten nur erfahrene PC-Nutzer vornehmen

Dazu zuerst Start – Auführen aufrufen und regedit eingeben

Dort zum Ordner

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Security
Die Versionsnummer (11.0) kann variabel sein. z.B. 9.0 für Office 2000, 10.0 für Office 2002, 11.0 für Office 2003 und 12.0 für Office 2007. Dies dann entsprechend anpassen.

navigieren und den Ordner Security ein mal mit der linken Maustaste anklicken.

Auf der rechten Seite erscheinen jetzt einige Werte. Um die Einstellungen zu verändern, musst Du keinen Wert verändern sondern eine neue Zeichenfolge erstellen:

Dazu auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche klicken und Zeichenfolge wählen

Dort Level1Remove eintragen.

Doppeklick auf die neu erstellte Zeichenfolge und die freizugebenden Formate – mit einem Semikolon getrennt – eingegeben werden.

Mit OK bestätigen.

Nach einem Neustart von Office können die vorher definierten Dateitypen angezeigt werden:

´

Die benutzerdefinierte Formatierung in Microsoft Excel kann sehr hilfreich für die Übersichtlichkeit Deiner Tabelle sein!

Eine Tabelle kann schnell sehr unübersichtlich werden, besonders wenn Daten über einen längeren Zeitraum erfasst werden.

Um dies zu ändern, kannst Du die Zellen mit einer Bedingung formatieren:

Zuerst markierst Du die zu formatierenden Felder und klickst dann auf Bedingte Formatierung:

Für die Beispieltabelle haben ich mir nun folgendes überlegt:

• Ebay Einkommen kleiner als 100€
  inakzeptabel – warnen
• Ebay Einkommen bis 500€
  im Rahmen – O.K.
• Ebay Einkommen über 500€
  über Durschschnitt – extra Markierung

Mit Farben lässt sich dies am besten bewerkstelligen. Nachdem Du Bedingte Formatierung angeklickt hast erscheint folgendes Fenster

Dort habe ich jetzt schon kleiner als 100 eingegeben. Nun muss noch das Format für diese Bedingung festgelegt werden. (Klick auf Format)

Im Reiter Muster kann die Farbe eingestellt werden. Als Signalfarbe können wir hier rot einstellen:

Mit OK bestätigen und schon ist die erste Bedingung gesetzt. Nun wollen wir aber auch noch die anderen Farben bestimmen.

Hierzu auf Hinzufügen klicken und die Felder können den Wünschen entsprechend ausgefüllt werden.

Nachdem Du dies bestätigt hast, werden die Änderungen umgehend sichtbar und Du kannst erkennen welche Tage profitabel waren und welche nicht. [Übrigens hohe Ansprüche hier ]

Wenn Du Lust hast, kannst du mit der Tabelle selber noch ein bisschen experimentieren.

Beispieltabelle: Bedingte Formatierung

Du hast in Microsoft Word eine Art Tabelle geschrieben, dazu aber Tabulatoren benutzt? Und nun würdest Du gerne eine Spalte löschen? Mit einem ganz einfachen Trick geht dies.

Beispiel

Wenn Du eine Buchliste angelegt hast und diese einem Bekannten zukommen lassen willst, jedoch vorher die eingetragen Informationen, wo die Bücher gekauft wurden, aus der Liste entfernen willst:

Dazu einfach die Alt Taste gedrückt halten, und in diesem Beispiel von bei dem M von Münster nach unten rechts ziehen bis auch das g von Buchhandlung eingeschlossen ist.

Mit der Taste entf sind die Zeilen dann verschwunden.
Auch das Formatieren des Textes wäre so möglich gewesen.

Natürlich könntest Du das auch in einem Text ohne Tabulatoren machen. Doch dort hat es aber meistens weniger Sinn.