Mir ist es schon oft selber passiert, dass ich vor dem Senden einer E-Mail den versprochenen Anhang vergessen habe mitzusenden.

Ein kleines, kostenloses Tool namens Outlook Attachment Reminder (OAR) soll dabei helfen, nie wieder einen Anhang zu vergessen.

Wie das Add-In funktioniert

Das OAR AddIn sucht von Haus aus automatisch nach (englischen) Worten, die vermuten lassen, dass bei der Mail ein Anhang nicht fehlen sollte. Voreingestellt sind: attach, attached, attaching, attachment, enclose, enclosing, enclosure.

Sobald eines dieser Worte im Text der E-Mail auftaucht und versucht wird die E-Mail abzuschicken, erscheint folgende Meldung:

Mit Ja kann dann die E-Mail noch einmal bearbeitet werden und Dateien angehangen werden. Mit Nein wird die E-Mail trotzdem ohne Anhang versandt.

Eindeutschen möglich

Nach der Installation erscheint unter Outlook (2007) ein kleines, neues Feld namens OAR Addin.

Mit Manage Words kann die Liste der Wörter bearbeitet werden.

Ich habe hier anhang, angehangen, anlage, datei, archiv und anbei hinzufügt. Sicherlich gibt es noch einige mehr. Vorschläge können natürlich gerne als Kommentar abgegeben werden.
Speichern anschließend nicht vergessen. Ein Neustart von Outlook ist nicht erforderlich.

Betaproblemchen

Da die Software noch in der Betaversion ist, gibt es noch kleine Probleme, die aber anscheinend bald angegangen werden.

• Wörter mit Umlauten in der Liste werden ignoriert.
• Wird eine Mail mit Anhängen und einem Wort aus der OAR-Liste weitergeleitet, erscheint trotzdem die Meldung.

Fazit

Für notorische “Anhangvergesser” ist der Outlook Attachment Reminder ein tolles, ressourcensparendes Tool.

OAR wird relativ aktiv weiterentwickelt und unterstützt sogar schon Office 2010, weshalb damit zu rechnen ist, dass die oben genannten Bugs, in den nächsten Versionen behoben sein werden.

Jeder kennt das Problem: Man möchte Text aus anderen Dokumenten oder auch aus dem Internet in ein Word Dokument kopieren, aber nicht die Formatierung übernehmen.

Viele gehen dem Umweg über das kleine Microsoft Programm Notepad, da dort sowieso alle Formatierungen beim Einfügen verloren gehen.

Wer aber regelmäßig Text ohne Formatierung in Word Dokumente übertragen möchte, kann dies ganz einfach durch ein Makro bewerkstelligen.

Visual Basic-Editor öffnen

Zuerst muss ein Makro erstellt werden. Dazu in Word auf Extras –> Makro und dann Visual Basic-Editor klicken.

Modul erstellen

Keine Angst. Hier keine Programmierkenntnisse erforderlich. Der kurze Code weiter unten einfach kopiert werden.

Wichtig ist nur, dass vorher links “Normal” angeklickt ist [nicht Projekt (Dateiname)], sodass das Makro auch in jedem Dokument angewendet werden kann.

Wenn “Normal”, wie auf dem Screenshot zu sehe, aktiviert ist, über Einfügen –> Modul ein neues Modul hinzufügen.

Code einfügen

Nun den Code

Sub PcBeiratKeineFormatierung()
Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
End Sub

einfügen und die Veränderungen abspeichern!

Anschließend “Micsoroft Visual Basic” wieder schließen.

Tastenkombination zuordnen

Als letzter Schritt muss dem Makro nun eine Tastenzuordnung zugewiesen werden. Hierzu zuerst (nun in Word – nicht mehr in Visual Basic) auf Extras –> Anpassen:

Danach auf den etwas merkwürdig platzierten “Tastatur” Button klicken.

Im folgenden Fenster zuerst unter Kategorien “Makros” auswählen, danach den rechts daneben den richtigen Eintrag (hier: PcBeiratKeineFormatierung) wählen. Anschließend mit der Maus in das Feld “neue Tastenkombination” klicken und eine beliebige, noch nicht vergebene Tastenkombination wählen.

Ich habe hier Alt + Strg + P gewählt, weil es noch nicht vergeben ist und weil mit P an “Pad” wie Notepad erinnert

Zum Schluss nicht vergessen auch “Zuordnen” zu klicken und die fenster wieder zu schließen.

Ausprobieren

Jetzt kann das Makro in einem beliebigen Word Dokument getestet werden. Beim Drücken der gewählten Tastenkombination (hier Alt+Strg+P) sollte die Formatierung nicht mehr übernommen werden.

Viel Erfolg!

Wenn Du Gmail in Outlook nutzt, wirst Du übrigens überhaupt keine einzige Werbeeinblendung sehen!

(wobei ich verstehe, dass Google ihrem E-Mail Dienst gmail zu 100% mit Werbung finanziert und ich persönlich nichts gegen deren Anzeige habe)

IMAP mit Gmail nutzen. Was bedeutet das?

Obwohl die Web-Oberfläche schon sehr leicht zu bedienen ist, möchten viele Personen nicht auf Microsoft Outlook verzichten.

Google Mail ist einer der wenigen Anbieter, die auch den IMAP Dienst anbieten, der es ermöglicht, über eingehende Mails umgehend informiert zu werden und gleichzeitig beim Lesen der Mails alle Nachrichten auf dem Server zu belassen.

Im Vergleich zu POP3, ein Dienst der normalerweise alle Mails vom Server läd und anschließend dort löscht, verbleiben bei IMAP die Nachrichten auf dem Server und nur die gerade benötigten E-Mails bzw. Daten werden geladen.

Da alle Nachrichten online bleiben, kann man auch im Nachhinein an einem Ort ohne Zugriff auf Outlook, über das Google Mail Webinterface auf die Mails zugreifen, sie durchsuchen und langfristig archivieren.

Outlook Konfiguration von Google IMAP

Es folgt eine Schritt für Schritt Anleitung für das Hinzufügen eines Google Mail Kontos in Outlook 2003. Die Schritte in anderen Outlook Versionen sind sehr ähnlich.

Voraussetzung: IMAP aktivieren

Damit IMAP unter Outlook auch funktioniert, muss IMAP im Gmail Web-Interface aktiviert werden. Die entsprechenden Einstellungen findest Du unter “Weiterleitung und POP/IMAP”

IMAP Google Mail – Outlook Einstellungen

Anschließend zu Outlook wechseln und Extras – E-Mail Konten wählen.

Ein neues E-Mail Konto hinzufügen wählen

Da wir den IMAP Dienst konfigurieren wollen, wählen wir hier IMAP.

Dieser Schritt ist sehr wichtig. Hier eine kurze Erklärung zu den Feldern und was eingetragen werden sollte

Nun auf das Feld “Weitere Einstellungen” klicken

Dort den Reiter Postausgangsserver wählen, und die Auswahl so wie auf dem Screenshot setzen.

Dies bewirkt lediglich, dass sich Outlook sich vor dem Senden einer Mail mit Deinen Benutzerdaten bei Google Mail authenifiziert.

Weiter im Reiter Erweitert.

Es ist sehr wichtig, dass E-Mails verschlüsselt übertragen werden, da man gewöhnlich mit einem Google Account noch mehr Dienste verbindet und man nicht in die Gefahr laufen möchte im öffentlichen WLAN ausspioniert zu werden.

Die Werte wie oben auf dem Screenshot übernehmen.

993 für IMAP und
465 für SMTP

Das war es auch schon. Nun musst Du nur noch sicher stellen, dass Du mit dem Internet verbunden bist und auf “Fertig stellen” klicken.

Neben dem “normalen" Outlook Ordner” öffnet sich nun ein neuer Ordner.

Im neuen Ordner (muss bei Dir nicht unbedingt Gmail heißen) sind nun alle Nachrichten zu finden. Etwas weiter unten ist auch der Posteingang für neue Nachrichten.

Im Gegensatz zum POP3 Dienst, bei dem nur in festgelegten Abständen Mails gecheckt werden, wirst du umgehend informiert, sobald eine neue Mail eingeht.

Außerdem wird jede gesendete Mail auch online in deinem Gmail Account abgelegt.

Das war’s! Wenn Du noch eine Frage hast oder sonst irgendwas sagen möchtest, kannst Du sehr gerne einen Kommentar hinterlassen.

Eigentlich ist die Berechnung von Zeiten unter Excel gar nicht so schwer. Trotzdem tauchen bei vielen Excel-Nutzern immer wieder Probleme auf. Zum Beispiel bei der Bildung der Differenz von Zeiten in Excel.

Voraussetzung: Richtige Formatierung

Bevor wir zu dem eigentlichen Rechenschritt kommen, sollten wir aber erst mal das richtige Format einstellen. Nämlich Zeit oder Uhrzeit. Sonst könnte es später zu Komplikationen kommen. Dazu die gewünschten Zellen mit der rechten Maustaste markieren und “Zellen formatieren” anwählen.

Hier das gewünschte Format einstellen

In der ersten Methode verwenden wir Uhrzeit und in der zweiten Datum.

Methode 1: Subtrahieren – Format: Uhrzeit
(einfach)

Wenn das richtige Format eingestellt ist, können die Zeiten einfach voneinander subtrahiert werden. Dazu muss zuerst die spätere Zeit gewählt werden.

Das Ergebnis lautet in diesem Fall natürlich 0:40. Mit diesem Wert kann auch weiter gerechnet werden.

Nachteil: Es können keine Zeiten berechnet werden, die den Tag überschreiten. Dann würden nämlich nur Rauten angezeigt werden und die Meldung “Negative Datumswerte und Zeiten werden als #### dargestellt”

Diese Methode solltest Du nur anwenden, wenn Du sicher bist, dass bei den Zeiten Mitternacht nie überschritten wird.

Methode 2: Subtrahieren – Format: Datum
Zeitdifferenz über mehrere Tage

Wenn der Zeitraum über mehrere Tage geht, müssen wir das Format Datum anwenden um die Zeiten unter Excel zu berechnen.

Hierzu wie bei Methode 1 die Zellen formatieren aber nun müssen wir ein benutzerdefiniertes Format definieren.

Möglichkeiten sind hier

TT “Tage” hh “Stunden” mm “Minuten”

sollten die Daten Monate oder vielleicht sogar Jahre überschreiten könnte auch folgendes Format verwendet werden

JJ “Jahre” MM “Monate” TT “Tage” hh Stunden” mm “Minuten”

Wie man hier sehen kann, ist es auch leicht später mit den Zeiten zu rechnen und diese beispielsweise mit Excel zu addieren.

Download Beispieltabelle

Hier kannst Du die Tabelle mit den beiden Beispielen zur Berechnung der Zeitdifferenz laden.

DOWNLOAD

Dies Vorweg: Das ausführbare Dateien (z.B. .exe; .bat; .com; .inf) von Outlook Express und auch anderen E-Mail Programmen, normalerweise nicht geöffnet werden können, hat einen Grund:

Theoretisch kann jede dieser Dateien einen Virus oder Spyware enthalten!

Sei also sehr, sehr vorsichtig wenn Du diese Dateien wirklich öffnen willst. Geh sicher, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen UND prüfe sie vorher mit einem Antivirus-Programm!

Leider ist es bei Outlook 2000, 2003 oder 2007 nicht ganz so leicht, die Einstellungen für blockierten Daten zu ändern, wie zum Beispiel bei Outlook Express. Um die Sicherheitseinstellungen zu ändern, musst Du Änderungen in der Registry vornehmen.

Einstellungen in der Windows Registry sollten nur erfahrene PC-Nutzer vornehmen

Dazu zuerst Start – Auführen aufrufen und regedit eingeben

Dort zum Ordner

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Security
Die Versionsnummer (11.0) kann variabel sein. z.B. 9.0 für Office 2000, 10.0 für Office 2002, 11.0 für Office 2003 und 12.0 für Office 2007. Dies dann entsprechend anpassen.

navigieren und den Ordner Security ein mal mit der linken Maustaste anklicken.

Auf der rechten Seite erscheinen jetzt einige Werte. Um die Einstellungen zu verändern, musst Du keinen Wert verändern sondern eine neue Zeichenfolge erstellen:

Dazu auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche klicken und Zeichenfolge wählen

Dort Level1Remove eintragen.

Doppeklick auf die neu erstellte Zeichenfolge und die freizugebenden Formate – mit einem Semikolon getrennt – eingegeben werden.

Mit OK bestätigen.

Nach einem Neustart von Office können die vorher definierten Dateitypen angezeigt werden:

´

Die benutzerdefinierte Formatierung in Microsoft Excel kann sehr hilfreich für die Übersichtlichkeit Deiner Tabelle sein!

Eine Tabelle kann schnell sehr unübersichtlich werden, besonders wenn Daten über einen längeren Zeitraum erfasst werden.

Um dies zu ändern, kannst Du die Zellen mit einer Bedingung formatieren:

Zuerst markierst Du die zu formatierenden Felder und klickst dann auf Bedingte Formatierung:

Für die Beispieltabelle haben ich mir nun folgendes überlegt:

• Ebay Einkommen kleiner als 100€
  inakzeptabel – warnen
• Ebay Einkommen bis 500€
  im Rahmen – O.K.
• Ebay Einkommen über 500€
  über Durschschnitt – extra Markierung

Mit Farben lässt sich dies am besten bewerkstelligen. Nachdem Du Bedingte Formatierung angeklickt hast erscheint folgendes Fenster

Dort habe ich jetzt schon kleiner als 100 eingegeben. Nun muss noch das Format für diese Bedingung festgelegt werden. (Klick auf Format)

Im Reiter Muster kann die Farbe eingestellt werden. Als Signalfarbe können wir hier rot einstellen:

Mit OK bestätigen und schon ist die erste Bedingung gesetzt. Nun wollen wir aber auch noch die anderen Farben bestimmen.

Hierzu auf Hinzufügen klicken und die Felder können den Wünschen entsprechend ausgefüllt werden.

Nachdem Du dies bestätigt hast, werden die Änderungen umgehend sichtbar und Du kannst erkennen welche Tage profitabel waren und welche nicht. [Übrigens hohe Ansprüche hier ]

Wenn Du Lust hast, kannst du mit der Tabelle selber noch ein bisschen experimentieren.

Beispieltabelle: Bedingte Formatierung

Du hast in Microsoft Word eine Art Tabelle geschrieben, dazu aber Tabulatoren benutzt? Und nun würdest Du gerne eine Spalte löschen? Mit einem ganz einfachen Trick geht dies.

Beispiel

Wenn Du eine Buchliste angelegt hast und diese einem Bekannten zukommen lassen willst, jedoch vorher die eingetragen Informationen, wo die Bücher gekauft wurden, aus der Liste entfernen willst:

Dazu einfach die Alt Taste gedrückt halten, und in diesem Beispiel von bei dem M von Münster nach unten rechts ziehen bis auch das g von Buchhandlung eingeschlossen ist.

Mit der Taste entf sind die Zeilen dann verschwunden.
Auch das Formatieren des Textes wäre so möglich gewesen.

Natürlich könntest Du das auch in einem Text ohne Tabulatoren machen. Doch dort hat es aber meistens weniger Sinn.