Mir ist es schon oft selber passiert, dass ich vor dem Senden einer E-Mail den versprochenen Anhang vergessen habe mitzusenden.

Ein kleines, kostenloses Tool namens Outlook Attachment Reminder (OAR) soll dabei helfen, nie wieder einen Anhang zu vergessen.

Wie das Add-In funktioniert

Das OAR AddIn sucht von Haus aus automatisch nach (englischen) Worten, die vermuten lassen, dass bei der Mail ein Anhang nicht fehlen sollte. Voreingestellt sind: attach, attached, attaching, attachment, enclose, enclosing, enclosure.

Sobald eines dieser Worte im Text der E-Mail auftaucht und versucht wird die E-Mail abzuschicken, erscheint folgende Meldung:

Mit Ja kann dann die E-Mail noch einmal bearbeitet werden und Dateien angehangen werden. Mit Nein wird die E-Mail trotzdem ohne Anhang versandt.

Eindeutschen möglich

Nach der Installation erscheint unter Outlook (2007) ein kleines, neues Feld namens OAR Addin.

Mit Manage Words kann die Liste der Wörter bearbeitet werden.

Ich habe hier anhang, angehangen, anlage, datei, archiv und anbei hinzufügt. Sicherlich gibt es noch einige mehr. Vorschläge können natürlich gerne als Kommentar abgegeben werden.
Speichern anschließend nicht vergessen. Ein Neustart von Outlook ist nicht erforderlich.

Betaproblemchen

Da die Software noch in der Betaversion ist, gibt es noch kleine Probleme, die aber anscheinend bald angegangen werden.

• Wörter mit Umlauten in der Liste werden ignoriert.
• Wird eine Mail mit Anhängen und einem Wort aus der OAR-Liste weitergeleitet, erscheint trotzdem die Meldung.

Fazit

Für notorische “Anhangvergesser” ist der Outlook Attachment Reminder ein tolles, ressourcensparendes Tool.

OAR wird relativ aktiv weiterentwickelt und unterstützt sogar schon Office 2010, weshalb damit zu rechnen ist, dass die oben genannten Bugs, in den nächsten Versionen behoben sein werden.

Wenn Du Gmail in Outlook nutzt, wirst Du übrigens überhaupt keine einzige Werbeeinblendung sehen!

(wobei ich verstehe, dass Google ihrem E-Mail Dienst gmail zu 100% mit Werbung finanziert und ich persönlich nichts gegen deren Anzeige habe)

IMAP mit Gmail nutzen. Was bedeutet das?

Obwohl die Web-Oberfläche schon sehr leicht zu bedienen ist, möchten viele Personen nicht auf Microsoft Outlook verzichten.

Google Mail ist einer der wenigen Anbieter, die auch den IMAP Dienst anbieten, der es ermöglicht, über eingehende Mails umgehend informiert zu werden und gleichzeitig beim Lesen der Mails alle Nachrichten auf dem Server zu belassen.

Im Vergleich zu POP3, ein Dienst der normalerweise alle Mails vom Server läd und anschließend dort löscht, verbleiben bei IMAP die Nachrichten auf dem Server und nur die gerade benötigten E-Mails bzw. Daten werden geladen.

Da alle Nachrichten online bleiben, kann man auch im Nachhinein an einem Ort ohne Zugriff auf Outlook, über das Google Mail Webinterface auf die Mails zugreifen, sie durchsuchen und langfristig archivieren.

Outlook Konfiguration von Google IMAP

Es folgt eine Schritt für Schritt Anleitung für das Hinzufügen eines Google Mail Kontos in Outlook 2003. Die Schritte in anderen Outlook Versionen sind sehr ähnlich.

Voraussetzung: IMAP aktivieren

Damit IMAP unter Outlook auch funktioniert, muss IMAP im Gmail Web-Interface aktiviert werden. Die entsprechenden Einstellungen findest Du unter “Weiterleitung und POP/IMAP”

IMAP Google Mail – Outlook Einstellungen

Anschließend zu Outlook wechseln und Extras – E-Mail Konten wählen.

Ein neues E-Mail Konto hinzufügen wählen

Da wir den IMAP Dienst konfigurieren wollen, wählen wir hier IMAP.

Dieser Schritt ist sehr wichtig. Hier eine kurze Erklärung zu den Feldern und was eingetragen werden sollte

Nun auf das Feld “Weitere Einstellungen” klicken

Dort den Reiter Postausgangsserver wählen, und die Auswahl so wie auf dem Screenshot setzen.

Dies bewirkt lediglich, dass sich Outlook sich vor dem Senden einer Mail mit Deinen Benutzerdaten bei Google Mail authenifiziert.

Weiter im Reiter Erweitert.

Es ist sehr wichtig, dass E-Mails verschlüsselt übertragen werden, da man gewöhnlich mit einem Google Account noch mehr Dienste verbindet und man nicht in die Gefahr laufen möchte im öffentlichen WLAN ausspioniert zu werden.

Die Werte wie oben auf dem Screenshot übernehmen.

993 für IMAP und
465 für SMTP

Das war es auch schon. Nun musst Du nur noch sicher stellen, dass Du mit dem Internet verbunden bist und auf “Fertig stellen” klicken.

Neben dem “normalen" Outlook Ordner” öffnet sich nun ein neuer Ordner.

Im neuen Ordner (muss bei Dir nicht unbedingt Gmail heißen) sind nun alle Nachrichten zu finden. Etwas weiter unten ist auch der Posteingang für neue Nachrichten.

Im Gegensatz zum POP3 Dienst, bei dem nur in festgelegten Abständen Mails gecheckt werden, wirst du umgehend informiert, sobald eine neue Mail eingeht.

Außerdem wird jede gesendete Mail auch online in deinem Gmail Account abgelegt.

Das war’s! Wenn Du noch eine Frage hast oder sonst irgendwas sagen möchtest, kannst Du sehr gerne einen Kommentar hinterlassen.

Dies Vorweg: Das ausführbare Dateien (z.B. .exe; .bat; .com; .inf) von Outlook Express und auch anderen E-Mail Programmen, normalerweise nicht geöffnet werden können, hat einen Grund:

Theoretisch kann jede dieser Dateien einen Virus oder Spyware enthalten!

Sei also sehr, sehr vorsichtig wenn Du diese Dateien wirklich öffnen willst. Geh sicher, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen UND prüfe sie vorher mit einem Antivirus-Programm!

Leider ist es bei Outlook 2000, 2003 oder 2007 nicht ganz so leicht, die Einstellungen für blockierten Daten zu ändern, wie zum Beispiel bei Outlook Express. Um die Sicherheitseinstellungen zu ändern, musst Du Änderungen in der Registry vornehmen.

Einstellungen in der Windows Registry sollten nur erfahrene PC-Nutzer vornehmen

Dazu zuerst Start – Auführen aufrufen und regedit eingeben

Dort zum Ordner

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Security
Die Versionsnummer (11.0) kann variabel sein. z.B. 9.0 für Office 2000, 10.0 für Office 2002, 11.0 für Office 2003 und 12.0 für Office 2007. Dies dann entsprechend anpassen.

navigieren und den Ordner Security ein mal mit der linken Maustaste anklicken.

Auf der rechten Seite erscheinen jetzt einige Werte. Um die Einstellungen zu verändern, musst Du keinen Wert verändern sondern eine neue Zeichenfolge erstellen:

Dazu auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche klicken und Zeichenfolge wählen

Dort Level1Remove eintragen.

Doppeklick auf die neu erstellte Zeichenfolge und die freizugebenden Formate – mit einem Semikolon getrennt – eingegeben werden.

Mit OK bestätigen.

Nach einem Neustart von Office können die vorher definierten Dateitypen angezeigt werden:

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