Warum Google Mail eine klasse Sache zum Verwalten aller E-Mails ist, habe ich bereits hier geschrieben. Heute geht es darum alte E-Mails, welche unter Outlook (eventuell als PST Datei) gespeichert wurden in Google Mail unterzubringen.
Seitdem Google Mail IMAP unterstützt ist es auch leicht geworden alte E-Mails direkt mit Outlook, Thunderbird oder einem anderen E-Mail Client direkt zu Google Mail zu kopieren.
Häufige Fehlschläge bei direktem IMAP Transfer auf Google Mail
Zahlreiche Versuche alte E-Mails von Outlook 2003, Outlook 2007 oder Thunderbird via IMAP zu transferieren scheitern bei vielen Anwendern.
Bei Thunderbird wird häufig die Fehlermeldung “Der aktuelle Befehl war nicht erfolgreich. Der Mail-Server antwortete: Unable to append message to folder (Failure).”
Outlook hingegen stürzt hingegen so gut wie immer beim verschieben/kopieren hunderter Mails einfach irgendwann ab.
Das Problem liegt aber nicht an den E-Mail Clients, sondern am Google Mail Server, der so manches E-Mail Format nicht akzeptiert und dessen Traffic-Limitierungen nicht (öffentlich) bekannt sind.
Was man vor dem Import beachten sollte
- Anhänge > 20MB werden von Google Mail nicht akzeptiert (allerdings führt eine solche Mail nicht zum Abbruch des Imports)
- Es sollte ausreichend freier Speicher auf Google Mail verfügbar sein
- Es ist (mindestens) ein weiteres (nicht Google Mail) Postfach mit IMAP und POP3 Funktionalität erforderlich.
- Bei vielen Daten kannst du den Vorgang erheblich verkürzen, indem du ihn an einem Internetanschluss mit schneller Upload-Transferrate ausführst. (Universitäten, manche Internetcafés)
Mit Umweg zum Erfolg
(zweiter IMAP Server erforderlich)
Da der Archivierungsprozess, beim Versuch die alten E-Mails einfach auf den Google Mail IMAP Server zu schieben, immer aufgrund der serverseitigen Fehlermeldungen fehlschlug, habe ich einen Zwischenschritt eingebaut, der bei mir für mehrere zehntausende E-Mails reibungslos funktioniert hat.
Dazu ist mindestens eine E-Mail Adresse, welche via IMAP und POP3 zu erreichen ist, notwendig. Am einfachsten können Webmaster und Blogger sich solch temporären Adressen einrichten.
Beispielsweise irgendwastolles1@deinedomain.de .
Bei Strato gibt es z.B. mehrere IMAP/POP3 Postfächer, welche jeweils über 1GB Speicherplatz verfügen bei fast allen Webhostingpaketen dazu. Wie diese Postfächer zum Einsatz kommen wird später erklärt.
PST Sicherung unter Outlook öffnen
Die meisten werden ihre alten Outlook E-Mails als PST Datei gespeichert haben. Hier eine kurze Anleitung wie diese wieder eingebunden werden können.
Zuerst Datei –> Öffnen
Anschließend die gewünschte (oder auch mehrere) PST Dateien öffnen
Jetzt erscheint ein neuer Ordner mit dem Inhalten der PST Datei.
Sämtliche E-Mails in den Eingang des temporären E-Mail Postfachs schieben
Nachdem du das neue, temporäre Postfach als IMAP Konto eingebunden hast, kannst du die Mails aus allen Ordnern in Outlook zum Eingang, des neu angelegten Kontos verschieben oder kopieren.
Solltest du sehr viele Mails haben, ist es sinnvoll, mehrere, temporäre Postfächer anzulegen.
Danach: Google Mail alle Nachrichten via POP3 abrufen lassen
Nachdem alle E-Mails (hoffentlich erfolgreich) auf den temporären IMAP Server kopiert / verschoben wurden, kannst du nun die ganzen Mails von Google Mail via POP3 abrufen lassen.
Hierzu unter Google Mail auf Einstellungen –> Konten –> Nachrichten von anderen Konten abrufen gehen und dort auf E-Mail-Konto hinzufügen klicken.
Es erscheint ein Popup, bei dem du die neu angelegte E-Mail Adresse eingibst…
… und die Logindaten für den temporären Account eingibst (hier: eine Konfiguration für Strato)
Es ist sinnvoll alle Mails mit einem Label zu versehen, sodass sie nachher leicht wiedergefunden werden können.
Zum Schluss wird noch gefragt, ob man von der neu angelegten Adresse auch E-Mails verschicken möchte. Dies ist höchstwahrscheinlich nicht erwünscht.
Google Mail macht den Rest
Das Abrufen der Mails vom POP3 Server macht Google dann automatisiert. Allerdings kann dies, je nach Anzahl der E-Mails, den ganzen Tag dauern, da jeweils nur 200 Nachrichten abgerufen werden und der Intervall zwischen den Abholversuchen nicht beeinflusst werden kann. Dein Computer kann währenddessen natürlich ausgeschaltet werden.
Bei richtig vielen Mails: Besser in mehreren Schritten
Da Google Mail beim Abrufen eine Liste aller Nachrichten erhält, kann es sein, dass die Anfrage nicht bearbeitet werden kann, wenn sich in Ihrem anderen Konto zu viele Nachrichten befinden.
Quelle: Google Mail Hilfe
Wer richtig viele Mails zu Google bringen will, (über 20.000) sollte überlegen, mehrere dieser temporären E-Mail Adressen anzulegen, sodass Google Mail beim Abruf keine Probleme bekommt.
Aus meiner Erfahrung, kann ich sagen, dass der POP3 Abruf für Postfächer mit ca. 10.000 E-Mails und knapp einem GB Speicher für Google Mail, kein Problem darstellte.
Trotzdem Zeit gespart
Obwohl die Methode ein paar Schritte mehr erfordert, als die Daten direkt zum Google Mail IMAP Server zu kopieren, hat sie mir sehr, sehr viel Zeit erspart. Vielleicht hilft sie dir ja auch deine alten Mails bei Google Mail zu archivieren.
